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Was eine moderne Unternehmenssoftware leisten kann

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Was moderne Unternehmenssoftware heute leisten kann – und sollte

Sind Sie digital bereits gut aufgestellt? Finden Sie es heraus!

Seit den Zeiten, in denen noch eine CD in den Arbeitsplatz eingelegt und damit die brandneue Unternehmenssoftware installiert wurde, hat sich viel getan. Schon damals steuerten fortschrittliche Firmen ihre Prozesse mit Programmen, die Ihnen die Grundlagen abnahmen oder erleichterten. Allen voran zogen Buchhaltungssoftware, E-Mail-Programme und Tabellenkalkulation in die Betriebe ein und veränderten die Art, wie diese Arbeiten verrichtet wurden.

Welch große Sprünge die Technik aber in diesem Bereich bis zum heutigen Tage tut, ist bis auf wenigen Branchenkennern nur wenigen wirklich bewusst. Gerade Unternehmen, deren Geschäftszweck ganz andere Herausforderungen parat hält, als sich mit der eigenen Software herumzuschlagen, wissen selbst meist wenig darüber, welche Möglichkeiten Ihnen eine neue, moderne Unternehmenssoftware bieten kann.

Wir möchten Ihnen deshalb die Recherche etwas erleichtern und Ihnen hier eine Hand voll Funktionen vorstellen, die heute für Sie auf jeden Fall zum Standard gehören sollten.

1. Integriertes E-Mail

Wir alle bekommen E-Mails. Mehr als genug, wenn wir ehrlich sind. Hier den Überblick zu behalten ist bereits eine Aufgabe für sich und dabei ist von der ToDo-Liste noch kein Punkt verschwunden. Moderne Unternehmenssoftware nimmt sich diesem Problem integriert an und hinterlegt z.B. eingehende E-Mails automatisch im Kundenprofil. Sie verhindert, dass eine Präsentationsdatei hundertfach weitergeleitet wird und damit Speicherplatz verschwendet. Sie zeigt Ihnen alle Anhänge an, die Sie erhalten oder verschickt haben und lässt sie durchsuchen. Sie verwaltet Teampostfächer wie “info” oder “sales” und regelt die Zuständigkeiten. Sie erlaubt es Ihnen, einzelne E-Mails mit Vorgängen wie Aufträgen oder Bestellungen zu verbinden, damit Kollegen ebenfalls alle Informationen haben.

Kurzum, eine moderne Unternehmenssoftware macht es überflüssig, ein zusätzliches E-Mail Programm zu verwenden, wenn Sie es nicht unbedingt möchten.

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2. Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Überlegen Sie einmal. Wie erhalten Sie für gewöhnlich Ihre Aufgaben?

Ein Kollege oder Vorgesetzter bittet Sie im Gespräch darum, etwas zu erledigen. Dabei gibt er Ihnen alle nötigen Informationen. Mündlich natürlich. Die merken Sie sich bestimmt alle.

Sie starten morgens Ihren Computer und wühlen sich durch einen Stapel an unterschiedlichsten Nachrichten, von CC-Ketten, über Werbung bis hin zu Meetingeinladungen. Dazwischen finden Sie hoffentlich irgendwo die Wichtige Sache, deren Erledigung in Ihren Aufgabenbereich fällt.

Ein Raum voller Menschen unterhält sich zu mehreren Themen und verteilt Aufgaben. Sie bekommen natürlich auch welche. Na, hoffentlich haben Sie durchgehend gut mitgeschrieben.

An Ihrem Arbeitsplatz warten bereits Dokumente und Ausdrucke auf Sie. Sie haben Glück! An einem hängt eine Haftnotiz mit einem Kommentar. Dann mal fix an die Arbeit!

Bei all diesen Wegen, wie die Arbeit Sie erreicht, ist es natürlich um so wichtiger, den Überblick zu behalten. Aber wie schaffen Sie das?

Ihr Monitor raschelt beim Einschalten und die Pinwand hinter Ihnen sieht aus wie ein gelb gefliestes Badezimmer. Für jede Aufgabe haben sie nämlich eine kleine, gelbe Haftnotiz geschrieben. So sieht Überblick aus, oder etwa nicht?

Egal ob liniert, kariert oder blanko. Auf diesem Klassiker macht jede To-Do-Liste eine gute Figur. Und das eine oder andere Blümchen.

Ganz nach alter Schule haben sie hier alles beisammen, was Sie für die Aufgabe brauchen, in Kopie, alphabetisch sortiert und kompakt. Analog ist ja wieder im Kommen.

Ein Ordner je Kunde? Oder doch lieber thematisch sortiert? Egal für welches System Sie sich entscheiden, Sie verschieben einfach jede E-Mail aus ihrem Posteingang in ihren ganz speziellen Ordner, damit sie in einer Woche niemand jemals wiederfindet, außer vielleicht Ihnen selbst. Aber nur vielleicht.

Kommt Ihnen bekannt vor? Kein Wunder. So arbeiten heute die meisten Büroangestellten. Aber die Kombination daraus, wie wir im Arbeitsalltag unsere Aufgaben erhalten und wie wir versuchen sie zu bewältigen ist unserer Erfahrung nach einer der Hauptgründe für Frust und Überforderung.
  • Aufgaben werden häufig nicht mit den Informationen versehen, die zur Erledigung nötig sind. Um diese Informationen zu beschaffen, müssen oftmals viele unterschiedliche Personen involviert und Daten aus unterschiedlichen Systemen zusammengetragen werden. Die Zeit, die der Mitarbeiter benötig, um sich überhaupt in die Lage zu versetzen, die Aufgabe zu erfüllen, wird aber in der Zeitplanung gar nicht berücksichtigt.
  • Jede nicht-digitale Information muss erst digitalisiert werden, bevor sie jemand anderem als Ihnen selbst zur Verfügung steht. Mündliches muss niedergeschrieben werden. Notizen müssen gescannt, kopiert oder getippt werden. Die dafür nötige Zeit wird bei der Aufgabenplanung auch nicht berücksichtigt.
  • Aufgaben weiterzugeben dauert deshalb immer länger, als sie selbst zu erledigen. Die Informationen können nämlich nur schwer weitergegeben werden, da sie nicht gesammelt und ohne Kontext vorliegen. Analoge Informationen, wie Haftnotizen, Notizblöcke oder Akten sind dazu noch örtlich gebunden und existieren nur ein mal. Das E-Mail Ordnersystem versteht nur der Benutzer selbst.
  • Home-Office wird absolut unmöglich.

Wenn diese Schilderung auch nur im Ansatz Ihrer Arbeitsrealität entspricht, sollten Sie dringend über einen Softwarewechsel nachdenken. Schließlich nimmt Ihnen moderne Unternehmenssoftware mit integrierter Aufgabenplanung hier einiges ab.

Erstellen Sie direkt im System vollintegriert eine Aufgabe und:

  • Verbinden Sie sie mit Kunden, Vorgängen oder Serviceanfragen
  • Hängen Sie Dateien an und verwalten Sie unterschiedliche Versionen
  • Vergeben Sie Zeitpläne und Erinnerungen
  • Tauschen Sie sich mit Kollegen zur Aufgabe aus, holen Sie temporär wichtige Teammitglieder über die Rückfragefunktion hinzu und verfolgen Sie den Bearbeitungsstatus der Schritte, die nicht in Ihrer Hand liegen
  • Geben Sie mit einem Klick eine Aufgabe an einen Kollegen ab, inklusive aller Informationen, E-Mails, Dokumente und Kommentarverläufe.
  • Werfen Sie als Vorgesetzter einen Blick in die Aufgabenlisten Ihrer Mitarbeiter und nutzen Sie freie Ressourcen.

3. Home-Office-Fähigkeit

Die aktuellen Ereignisse haben es verdeutlicht: Ihre Mitarbeiter von Daheim aus möglichst Effizient arbeiten zu lassen kann für Ihr Unternehmen lebenswichtig sein. Dies zu bewerkstelligen kann sich je nach Ihrer Softwaresituation zwischen leicht und unmöglich bewegen. Moderne Unternehmenssoftware muss so konzipiert sein, dass ein einfaches, sicheres Arbeiten von jedem Ort der Welt aus möglich ist, unabhängig davon, welches Endgerät der Mitarbeiter gerade verwendet. Je weniger zusätzliche Software dazu nötig ist, um so besser für Sie – und um so weniger kostenintensiv.

4. Datenverknüpfung

Wenn Sie heutzutage in einem normal funktionierenden Betrieb arbeiten, werden Sie miterleben, wie jeden Tag immer neue Daten auflaufen:

  • Dateien werden erzeugt und auf in verschiedenen Versionen auf Servern abgelegt.
  • Kunden erhalten Angebote, stellen Rückfragen und vergeben Aufträge.
  • Waren werden versandt und angenommen.
  • E-Mails werden ausgetauscht.
  • Briefe werden geschrieben.
  • Aufgaben werden besprochen und verteilt
  • Preise werden verhandelt und hinterlegt
  • Adressen werden angelegt und angepasst
  • Rechnungen werden geschrieben und verbucht

Um diese Datenflut zu beherrschen, greifen Unternehmen auf eine Vielzahl an Programmen zurück:

  • Versionierungsprogramme (z.B. SVN)
  • Buchhaltungssoftware (z.B. Datev)
  • Tabellenverarbeitung (z.B. Excel)
  • E-Mail Programme (z.B. Outlook)
  • Workgroup-Server
  • Textverarbeitung (z.B. Word)
  • Kundenverwaltungen
  • Lagerlisten oder Warenwirtschaften
  • ToDo-Listen (z.B. Wunderlist)
  • Instant-Messager (z.B. Skype)

Was in der Theorie völlig ausreicht und in der Praxis meistens funktioniert, lässt aber tatsächlich enormes Potential ungenutzt und kann mitunter sogar zu großen Problemen im Datenschutz führen. Die oben genannte Praxis führt nämlich zu vielen, kleinen, unzusammenhängenden “Dateninseln”, die sich zwar zusammen verwenden lassen, untereinander aber nichts voneinander wissen. Eine eingehende E-Mail ist der Kundenverwaltung nicht bekannt, eine Anfrage über den Instant-Messager muss händisch in die ToDo-Liste übernommen werden.

Moderne Unternehmenssoftware deckt von sich aus immer möglichst viele Funktionen der oben genannten Programme ab und kann sie, weil sie diese in einer Software vereint, sofort logisch verknüpfen. Ein Blick in einen Kundeneintrag sollte auch die E-Mail-Kommunikation, den Briefwechsel und alle Geschäftsvorgänge mit Auflisten. Eine Aufgabe einer ToDo-Liste sollte man mit Dateien, Angeboten, Mails und Serviceanfragen verknüpfen können. Um einen Firmenbrief im Standardformat zu schreiben, sollte man kein zusätzliches Programm öffnen müssen.

Kurzum: wer auf moderne Unternehmenssoftware setzt, arbeitet ohne Inseln.

5. Echtzeitauswertungen

Eine Unternehmenssoftware, die all diese Faktoren berücksichtigt, kann Ihnen noch viel mehr bieten, denn je mehr zusammenhängende Daten sie logisch verwaltet, um so klarere Prognosen können sie mit ihr treffen.

Sekundenaktuelle Auswertungen in Echtzeit liefern Ihnen den absoluten Überblick über ihr Team, Ihre Abteilung oder Ihr gesamtes Unternehmen – von der wirtschaftlichen Leistung bis hin zum Wachstumspotential. Verfolgen Sie live Ihre Mitarbeiterauslastung, vergleichen Sie Jahres-, Monats-, Wochen-, Tages- oder Tageszeitenabschnitte miteinander, oder lassen Sie sich in dem Augenblick warnen, in dem ein von Ihnen festgelegtes Ereignis eintritt.

Solche Kontrolle gibt Ihnen nur eine moderne Unternehmenssoftware.

6. All-In-One-Lösung

Selbstverständlich sind alle diese Faktoren einzeln für sich unfassbar wichtig. Sind Sie allerdings auf der Suche nach einer modernen Unternehmenssoftware, die Ihnen all dies und noch mehr bieten soll, empfehlen wir Ihnen Ihre Suche direkt bei MAINDESK zu beginnen. MAINDESK ist eine All-In-One Unternehmenssoftware, die von der Warenwirtschaft bis zur Buchhaltung alle Grundlagen eines erfolgreichen Unternehmens abbildet. Gleichzeitig bietet es alle Grundfunktionen des Büros mit ab – vom integrierten E-Mail Client bis hin zur voll vernetzten Aufgabenverwaltung.

Es lohnt sich deshalb ganz sicher für Sie, mit MAINDESK direkt Ihren ersten Wechselkandidaten näher kennen zu lernen. Neben modernsten Funktionen, die mit soliden Grundlagen Hand in Hand arbeiten, bietet MAINDESK Ihnen alle Voraussetzungen, um der modernen Arbeitswelt mit moderner Software entgegenzublicken.

Gerne informieren wir Sie bei einem unverbindlichen, persönlichen Vorführtermin. Bis dahin finden Sie auf unserer Website viele nützliche Informationen.