ERP für Dienstleistungen (5–50 MA) | Zusammenarbeit & Transparenz
- Alle Informationen gesammelt: Stammdaten, Dateiverwaltung uvm
- Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fristen transparent verwalten
- Aufgabenzeiterfassung und Abrechnung GoBD-konform
Warum ein spezialisiertes ERP-System für Dienstleister sinnvoll ist
Viele Dienstleister und deren Teams kämpfen mit verstreuten Aufgaben, E-Mails, Dokumenten und Kundeninformationen. Wichtige Informationen liegen oft verteilt in verschiedenen Tools, Excel oder Mailpostfächern.
Maindesk fungiert als zentraler Ort für alle Aufgaben, Kontakte und Dokumente. So haben Teams jederzeit den Überblick und können effizient zusammenarbeiten.
Was ist ein ERP-System für den Dienstleistungsbereich?
Aufgabenverwaltung
Aufgaben sind das Herzstück: Sie sammeln alle Informationen an einem zentralen Ort. Teams können gemeinsam arbeiten und untereinander kommunizieren.
Flexible Nutzung
Aufgaben können als Teilaufgaben oder Gesamtaufgabe betrachtet werden. User erfassen Zeiten, protokollieren Ergebnisse und informieren Kollegen – alles innerhalb des Systems.
Übergabe in die Abrechnung
Erfasste Zeiten können ohne Umwege in in Angebote oder Rechnungen übernommen werden. So entfällt das manuelle Zusammenstellen von Leistungsnachweisen.Typische Herausforderungen bei Dienstleistern
Verteilte Informationen
Wichtige E-Mails, Dokumente oder Kontaktinformationen liegen in verschiedenen Systemen und führen zu Informationsverlust.Kommunikationsaufwand
Ständiges Nachfragen, doppelte Arbeit und manuelle Zusammenführungen kosten Zeit und Nerven.
Fehlende Übersicht
Teams haben oft keinen klaren Überblick über offene Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen.Abrechnung & Dokumentation
Zeiten, Leistungen und Aufgaben müssen für Kundenabrechnung oder interne Dokumentation nachträglich zusammengetragen werden.Funktionen von Maindesk als ERP für Dienstleistungen
Zentrale Aufgabenübersicht
Alle Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen auf einen Blick – als filterbare Liste mit zahlreichen Informationen für Power-User oder als charmante Workflow-Darstellung eines Kanban-Boards.
Zentrale Ablage für Informationen
Aufgaben dienen als zentrales Austauschmedium und verlinken Kundenkontakte, Ansprechpartner, E-Mails, Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, ...) oder externe Dokumente und sonstige Dateien
Gemeinsame Bearbeitung
Mehrere Nutzer können gleichzeitig arbeiten, Informationen dokumentieren und innerhalb der Aufgabe kommunizieren.
Verknüpfte Aufgaben
Aufgaben können miteinander verknüpft werden, um auch komplexe Zusammenhänge darzustellen – ohne spezialisiertes Projektcontrolling.
Projektorientiertes Arbeiten
Aufgaben lassen sich in einer digitalen Projektmappe zusammenfassen und kategorisieren, um einen Überblick über den Gesamtstatus zu behalten.
Protokollierung & Nachverfolgung
Alles was in einer Aufgabe passiert, wird protokolliert. So können Sie jederzeit nachweisen, was wann von wem erledigt wurde.
Zeiterfassung & Leistungsnachweise
Erfasste Zeiten lassen sich direkt für Rechnungen oder interne Auswertungen verwenden.
Strukturierte Rechnungsdaten
Keine PDFs als Platzhalter – alle Rechnungen sind korrekt strukturiert, GoBD-konform und sofort für Buchhaltung nutzbar.
Für wen Maindesk ideal ist
✅ Dienstleister mit 5–50 Mitarbeitern
- Transparenz über Aufgaben, Zuständigkeiten und Dokumente behalten
✅ Teams in Zusammenarbeit
- Informationen und Aufgaben zentral gesammeln, und Kollaboration effizient gestalten
✅ Unternehmen mit Insellösungen
- >80% Ihres Arbeitsalltags mit All-in-One Software abdecken und Mehrfacharbeit für Datenpflege sparen
Typische Einsatzbereiche
- Beratung, Planung & Betreuung
- Teambuilding, Coaching & Trainingsanbieter
- Abrechnungsbüros
- Marketing & Gestaltung
- IT- & EDV-Dienstleister, Support
Gründe für einen ERP-Wechsel
Informations-Chaos beseitigen
Wenn die Suche nach verstreuten Informationen zu viel Zeit kostet.
Effiziente Zusammenarbeit
Wenn Koordination und Kommunikation zu viel Aufwand erfordern.
Standardisierte Abrechnung
Wenn Zeiten, Leistungen und Aufgaben nachträglich konsolidiert werden müssen.
ERP-Einführung ohne Chaos
Prozessanalyse
Wir analysieren Ihre Abläufe, bevor wir die Software einführen – keine unnötigen Module.
Implementierung
Strukturierte Einführung, klare Verantwortlichkeiten, Schulung der Mitarbeiter.
Skalierbare Erweiterung
Module können bei Wachstum hinzugefügt werden – ohne Systembruch.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet Maindesk als ERP?
Die Lizenzkosten sind abhängig von Nutzerzahl, Modulen und Anpassungen. Wichtig: Wir lizenzieren nach dem Concurrent-User-Modell, bei dem die Anzahl der Nutzer begrenzt ist, die gleichzeitig auf eine Software zugreifen: Es können beliebig viele Nutzer angelegt werden, aber nur so viele können aktiv arbeiten, wie Lizenzen erworben wurden.
Wie lange dauert die Einführung der Software?
Zwischen 1 und 12 Wochen kann die Einführung dauern. Es ist abhängig von der Komplexität Ihrer Prozesse, Ihrer Anforderungen und Ihrer Zuarbeit. Auch die Schulung Ihrer Mitarbeiter bzw. die Terminfindung muss einkalkuliert werden.
Ist Maindesk cloudbasiert oder lokal?
Maindesk ist eine Cloudsoftware und demnach webbasiert, ortsunabhängig und mit strukturierter Rechteverwaltung. Die Software kann über jedes Endgerät bedient werden, welches über einen Browser und eine stabile Internetverbindung verfügt, z.B. auch über einen Handheld Barcode-Scanner.
Unterstützt Maindesk mehrere Teams oder Aufgabenbereiche?
Ja, alles ist flexibel strukturierbar. Aufgaben lassen sich projekt- oder themenorientiert bündeln.
Ist Maindesk GoBD- und E-Rechnungsfähig?
Ja, mit strukturierter, revisionssicherer Datenführung.
Jetzt prüfen, ob Maindesk passt
Maindesk ist nicht für jeden. Aber wenn Dienstleistung, Zusammenarbeit und flexible Aufgaben Ihr Alltag sind, sollten wir sprechen.