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Wie Sie mit einem Softwarewechsel bis zu 100.000 Euro sparen

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Wie Sie mit einem Softwarewechsel bis zu 100.000€ sparen

Sie denken wir übertreiben? Dann sollten Sie ganz genau weiterlesen.

Ein Softwarewechsel – das heißt für viele Unternehmer erst einmal Kosten, Ausfälle und Kopfschmerzen. Bei all den Bedenken werden allerdings viel zu häufig die vielen Möglichkeiten bares Geld zu sparen übersehen, die schlaue und informierte Köpfe immer mit berücksichtigen.

Wir von MAINDESK wollen Ihnen im Folgenden einmal die Wichtigsten davon vorstellen.

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Sparpotential 1: Verbesserung der Abläufe

95% der Unternehmen schaffen es, mit der Einführung einer neuen Software ihre Arbeitsabläufe maßgeblich zu verbessern. Alte Prozesse, die aus der Not geboren “irgendwie” über fünf Ecken mit der alten Software gerade noch so abgewickelt werden konnten, können im Zuge einer Umstellung an ihren Unternehmensalltag angepasst werden. Informationen fließen weicher, aus ehemals zehn Klicks werden leicht drei. Neue Technik hilft Ihnen mit Automatismen. Anstelle viele Stunden für einzelne Aufträge am Rechner zu sitzen, schafft ein Kollege nun zwölf pro Stunde. Allein dadurch, dass Sie vorhandene Potentiale besser ausschöpfen können, sparen Sie bereits viel Geld.

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Sparpotential: Mittel
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Sparpotential 2: Kennzahlen besser im Blick

Wie sieht die Auftragslage im nächsten Monat aus? Welcher Mitarbeiter hat bei welcher Auslastung welchen Umsatz gemacht? Wie haben sich meine Margen entwickelt und wo muss ich eingreifen? Über seine Unternehmung genau bescheid zu wissen und im Zweifel in wenigen Klicks eine aussagekräftige Übersicht parat zu haben, das leistet Unternehmenssoftware von Jahr zu Jahr besser und effektiver. Algorithmen erkennen selbstständig bekannte Muster und warnen Sie beispielsweise vor Betrug oder weisen Sie auf Chancen hin. Eine gute Software bietet Ihnen diese Daten zudem sicher, verständlich und auf jedem Ihrer Endgeräte an. Damit Sie blitzschnell agieren und reagieren können – bares Geld in der heutigen Zeit.

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Sparpotential: Mittel
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Sparpotential 3: Weniger teure Fehler

Niemand ist perfekt und Menschen machen Fehler. Aus diesem Grund ist es um so wichtiger, bekannte Fehlerquellen konsequent zu beheben. Eine moderne Firmensoftware denkt mit und überprüft im Hintergrund selbstständig die Eingaben Ihrer Mitarbeiter auf offensichtliche Fehleingaben. Repetitive, ständig gleiche Abläufe können leicht automatisiert werden. Wenn Sie zudem noch darauf achten, zu einer vollumfänglichen All-In-One Lösung zu wechseln, umgehen Sie dabei noch eine der größten Fehlerquellen, die in der deutschen Wirtschaft jährlich viele Millionenbeträge verbrennt: Fehler beim händischen Übertrag von einer Software in die Andere.

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Sparpotential: Hoch
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Sparpotential 4: Mehr Unabhängigkeit

Gerade eine Unternehmenssoftware, die kurz nach der Jahrtausendwende eingeführt wurde und seitdem mehr schlecht als recht “mitwächst” bindet Sie heute fest an dessen Anbieter. Egal ob über die Jahre ein paar Äste neuerer Technik an den antiquierten Programmstamm angefügt worden sind, den vollen Überblick haben nur einige wenige Spezialisten. Jede Änderung oder Anpassung an Ihrem System muss von in dieser Nische erfahrenen Entwicklern durchgeführt werden, die ihrer Spezialfertigkeit entsprechend entlohnt werden. Schlimmer noch, wenn die Programmiersprache, auf der alles beruht, üblicherweise nicht mehr verwendet wird oder, Gott bewahre, vom Anbieter selbst entwickelt wurde. Hier klingelt Ihr Geldbeutel, aber nicht zu Ihren Gunsten.

Ein Softwarewechsel gibt Ihnen die Freiheit, Anbieter zu wählen, die auf weit verbreitete, moderne Standards in der Programmiertechnik und den eingesetzten Technologien setzen. Diese sollten auch außerhalb der vier Wände des Anbieters Entwickler und Spezialisten hervorgebracht haben, auf die Sie notfalls zurückgreifen können. Achten Sie zusätzlich sofort darauf, dass Technologiewechsel rechtzeitig mitgegangen werden können. Auch wie ihre Daten gespeichert werden und nach welchem Standard sollte Sie interessieren. Wenn Sie hier Ihre eigene Freiheit berücksichtigen, stehen Ihnen völlig neue Türen offen.

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Sparpotential: Hoch
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Sparpotential 5: Flexiblere Lizenzmodelle

Wissen Sie genau bescheid, welche Art der Lizenz Ihre Unternehmenssoftware hat? Eine Arbeitsplatzlizenz? Oder doch eher eine Nutzerlizenz? Art und Umfang des Lizenzsystems kann bei einem wachsenden Unternehmen einen großen finanziellen Unterschied machen. Ältere Software setzt oftmals noch auf die gute, bewährte Arbeitsplatzlizenz , bei der ein Lizenzschlüssel einen Arbeitsplatz zur Benutzung freischaltete. Jeder neue Mitarbeiter benötigte dabei seine eigene Lizenz, noch bevor er überhaupt wusste, wie das Programm zu bedienen ist. Heute bieten viele neue Anbieter weitaus flexiblere Modelle an, bei denen beispielsweise nicht die Anzahl der Arbeitsplätze, sondern die Anzahl der aktiven Benutzer ausschlaggebend ist. Ein Softwarewechsel kann Ihnen die Möglichkeit geben, hier auf eines solcher Systeme zu setzen, bei denen ein Mitarbeiter nur dann Lizenzgebühren verursacht, wenn er auch wirklich arbeitet – und nicht etwa im Urlaub oder während seiner Pause.

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Sparpotential: Hoch
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Sparpotential 6: Reduzierte Hardwarekosten

Ein eigener Server, Serverraum, leistungsstarke Rechner – das alles kostet, vor allem für kleine bis mittelständische Unternehmen. Während diese Art der Investition für größere Firmen zum guten Ton gehört, reißt sie doch für diejenigen, die sich im Vergleich noch in den Anfängen bewegen ein Loch in den Firmengeldbeutel. Und die Geräte werden nicht jünger. Bevor Sie deshalb darüber nachdenken, die Zwischenwand des Serverraums einzureißen um Brandschutzverordnung 0815 zu erfüllen, das neue Serverrack zu bestellen und die neuen Workstations zu konfigurieren, prüfen Sie doch besser einmal, ob ein Softwarewechsel Ihnen nicht das alles ersparen kann.

Eine browserbasierte Firmensoftware in einem hochsicheren Rechenzentrum kommt nämlich für Sie ohne diese Kosten aus. Server, Unterbringung und Datensicherungen, all das ist bei modernen Anbietern im Lizenzpreis enthalten. Dazu ist eine Unternehmenssoftware, die im Webbrowser läuft, ressourcenschonend und kann durchaus auch mit älteren Endgeräten verwendet werden, sofern Betriebssystem und Browser aktuell gehalten werden. Und sollte doch einmal ein Rechner defekt werden, läuft so ein Programm auch auf einem kleinen Mini-PC für etwa einhundert Euro.

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Sparpotential: Mittel
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Sparpotential 7: Gesetzeskonformität

Jährlich verabschieden der Bundesgerichtshof und das EZG etliche neue Gesetze, von denen viele Sie als Unternehmen direkt betreffen. Eine Unternehmenssoftware sollte Ihnen immer die Möglichkeit geben, durch Anpassung und Flexibilität auf diese Umstände zu reagieren. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die jede Firma sofort direkt betraf. Es gibt Firmensoftware am Markt, die bis heute architekturbedingt noch nicht in der Lage ist, diese Gesetzesvorgaben zu erfüllen, während andere schon Monate im Vorfeld vollständig konform waren. Die Buchhaltung ist hierzu noch ein ganz eigenes Thema.

Bevor Sie also das Risiko eingehen, empfindliche Strafen für Unzulänglichkeiten Ihrer Unternehmenssoftware verhängt zu bekommen, schauen Sie sich doch lieber noch einmal um. Vielleicht können Sie sich durch einen Wechsel hier viel Ärger (und Geld) ersparen.

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Sparpotential: Gering bis Hoch
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Sparpotential 8: Digitalbonus

Gerade kleine- und mittlere Unternehmen benötigen im Zeitalter der immer schneller voranschreitenden Digitalisierung finanzielle Hilfe, um am Markt zu bestehen. Viele Bundesländer bieten daher diesen Firmen mit dem Digitalbonus eine Fördermöglichkeit an, mit der die Digitalisierung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen vorangetrieben werden soll. Außerdem werden alle Projekte, welche die IT-Sicherheit im Unternehmen verbessern, gefördert. Hierunter fällt ausdrücklich auch die Einführung oder der Wechsel zu einer modernen Unternehmenssoftware. Einen Antrag stellen können kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft mit einer Betriebsstätte im jeweiligen Bundesland. In Bayern beläuft sich die Zuschusssumme (kein Darlehen) des Digitalbonus auf maximal 50.000€.

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Sparpotential: Sehr Hoch
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Gesamtersparnis

Es lohnt sich deshalb ganz sicher für Sie, mit MAINDESK direkt Ihren ersten Wechselkandidaten näher kennen zu lernen. Neben modernsten Funktionen, die mit soliden Grundlagen Hand in Hand arbeiten, bietet MAINDESK Ihnen alle Voraussetzungen, um diese Schätzungen zu reeller Geldersparnis werden zu lassen.

Gerne informieren wir Sie bei einem unverbindlichen, persönlichen Vorführtermin. Bis dahin finden Sie auf unserer Website viele nützliche Informationen.